Wskaźnik VAT

Wskaźnik VAT w firmie nie oferującej usług, na które ustawa o VAT nakłada stawkę VAT "Zwolniony" (np. usługi finansowe, edukacyjne, związane ze zdrowiem, kulturą lub sportem) wynosi 100%.

Firma sprzedające w/w usługi w 2008 r musi wyliczyć wskaźnik na podstawie danych o sprzedaży z poprzedniego roku. Firma nowo powstała, która planuje sprzedaż usług, na które stawka VAT wynosi "Zwolniony" musi zwrócić się do Naczelnika urzędu skarbowego w celu szacunkowego określenia wskaźnika VAT. Jeżeli taka sprzedaż nie jest planowana to wskaźnik wynosi 100%.

I. Zamknięcie miesiąca w serwisie ifirma.wp.pl

Deklaracje

Po wprowadzeniu, kompletu dokumentów księgowych do serwisu, na koniec każdego miesiąca należy wygenerować komplet deklaracji podatkowych.

Zakładka "deklaracje", na dole strony jest opcja "wygeneruj deklaracje".

Generowanie deklaracji należy rozpocząć od:

- ZUS DRA,

- VAT-7 lub VAT-7K jeśli jesteśmy vatowcami,

- PIT-5 lub PIT-5L jeśli zadeklarowano opłacanie podatku liniowo,

- PIT-4 - jeżeli firma zatrudnia pracowników

Deklarację ZUS DRA w formie papierowej składa się w urzędzie, kiedy:

1. zatrudniamy pracowników i płacimy składki za nich (zawsze), do ZUS dra dołączamy ZUS RCA - raport imienny o opłacanych składkach. W tym i tylko w tym wypadku termin płatności składek i złożenia dwóch deklaracji przesuwa się na 15-tego dnia następnego miesiąca.

2. spóźniamy się z płatnością składek - zawsze

3. byliśmy na zasiłku, zmieniliśmy tytuł ubezpieczenia lub ubezpieczenie nie obejmuje pełnego miesiąca, tj. od 1-wszego do ostatniego dnia - składamy deklarację.

4. jeżeli nie wystąpiły w deklaracji punkty 1-3, składamy po prostu pierwsze ZUS DRA za pełen KALENDARZOWY okres, tzn. ZUS DRA za pierwszy miesiąc składek liczonych od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, potem nie mamy obowiązku składać deklaracji. Tylko opłacamy wyliczone składki w normalnym terminie, tj do 10-tego danego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Deklaracji PIT-5 nie składamy do US w ogóle. Podatnik jedynie wpłaca do US właściwego wg miejsca zamieszkania zaliczkę na podatek dochodowy w terminie do 20-tego następnego miesiąca. W serwisie konieczne jest comiesięczne generowanie deklaracji PIT-5 w celu prawidłowego obliczenia zobowiązań podatkowych.

Deklarację VAT-7 generujemy i składamy do 25-tego dnia następnego miesiąca, natomiast VAT-7k do dnia 25-tego następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. W tym samym terminie płacimy też ewentualną nadwyżkę podatku należnego (od sprzedaży) nad naliczonym (od zakupów).

Deklarację PIT-4 generujemy za miesiąc, w którym zatrudnialiśmy i wypłacaliśmy wynagrodzenia pracownikom. Jest ona raportem zbiorczym (płacenie podatku dochodowego za pracowników nie wymaga rozbicia na kwoty za każdego pracownika).

Ewidencje

Po zakończeniu danego miesiąca księgowe w serwisie ifirma.wp.pl., wprowadzeniu wszystkich dokumentów należy wydrukować komplet ewidencji. W tym celu będąc ustawionym w miesiącu księgowym, za który chcemy wydrukować ewidencję, należy kliknąć w zakładkę ewidencje.

Na dolnym pasku menu mamy wykaz ewidencji dotyczących naszej firmy, jest to zawsze Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), dodatkowo przedsiębiorcy będący płatnikami VAT mają ewidencję sprzedaży VAT i ewidencję zakupów VAT. U dołu każdej ewidencji, znajduje się ikona "wydrukuj". Zalecane jest, aby drukarka miała ustawiony wydruk poziomy każdej strony ewidencji.

Serwis w obrębie danego miesiąca automatycznie sumuje w poszczególnych kolumnach kwoty przychodów i wydatków, dodaje do sumy liczonej od początku roku do miesiąca poprzedzającego rozliczany miesiąc i w kolejnym wierszu podsumowania wpisuje w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Na koniec roku należy podsumować KPiR, system ifirma.wp.pl nie ma automatycznego sumowania księgi przychodów i rozchodów, podsumowanie należy zrobić ręcznie.

W tym celu należy wydrukować z zakładki ewidencje KPiR i na ostatniej stronie zrobić jej podsumowanie według poniższego schematu:

1. Przychód (kolumna 9)

2. Koszty uzyskania przychodów:

a) wartość remanentu na dzień 1 stycznia danego roku

b) koszt zakupu towarów handlowych i materiałów produkcyjnych (kol. 10)

c) koszty uboczne zakupów (kol. 11)

d) wartość remanentu na dzień 31 grudnia danego roku

e) kwota pozostałych wydatków (kol. 14)

f) wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi

Koszty uzyskania przychodów razem:

1. Ustalenie dochodu za dany rok podatkowy:

a) przychód (punkt 1)

b) koszty uzyskania przychodu (punkt 2)

Dochód (a-b)

Środki Trwałe

Jeżeli w firmie znajdują się środki trwałe, na koniec każdego miesiąca należy wydrukować miesięczne dowody umorzenia środków trwałych. W tym celu będąc ustawionym w miesiącu księgowym, za który chcemy utworzyć dowody umorzenia środków trwałych należy wejść w zakładkę majątek na dolnym pasku menu wybrać "dowody umorzenia środków trwałych". Należy kliknąć w nazwę miesiąca księgowego, za który dowód umorzenia chcemy wydrukować.

Ewidencje przebiegu i kosztów pojazdu

Jeżeli do celów działalności gospodarczej używamy samochodu prywatnego, prowadzimy do niego ewidencje przebiegu pojazdu i ewidencje kosztów pojazdu. Po zakończeniu każdego miesiąca księgowego należy również wydrukować odpowiednie zestawienia.

W tym celu należy kliknąć w zakładkę "pojazdy" ze spisu pojazdów należy wybrać pojazd, którego wyżej wymienione ewidencje dotyczą. Na ekranie będzie widoczne zestawienie wprowadzonych wydatków samochodowych za dany miesiąc księgowy oraz ewidencja przebiegu pojazdu obie ewidencje należy wydrukować za pomocą ikony "wydrukuj" zamieszczonej pod każdą z nich.

Inne dokumenty

Dodatkowo po zakończeniu każdego miesiąca, należy drukować wszystkie dokumenty księgowe które tworzą się automatycznie w serwisie.

Są to: dowody księgowe, utarg miesięczny.

Należy wybrać zakładkę ewidencje. W kolumnie "Numer dowodu księgowego, Data, Opis" należy odnaleźć wyżej wymienione rodzaje dokumentów, kliknąć na nie i wydrukować za pomocą ikony "wydrukuj".

II. Delegacja przedsiębiorcy

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu równowartość diet z tytułu podróży służbowej do wysokości diet należnych pracownikom sfery budżetowej. Wartość diet podlega ujęciu w kosztach uzyskania przychodu w księdze przychodów i rozchodów na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Dieta

W bieżącym roku dieta krajowa to 23 zł za każdą dzień (co najmniej 12 godzin). W przypadku, gdy czas delegacji jest krótszy niż 8 godzin przedsiębiorcy przysługuje 1/3 diety, natomiast jeśli jej długość waha się pomiędzy 8 a 12 godzin przysługuje mu połowa diety. Nie można wypłacić diety jeśli wśród rachunków z delegacji będą rachunki za posiłki. Dzieje się tak ponieważ dieta jest właśnie pieniężnym ekwiwalentem posiłku. Tak więc musimy podjąć decyzję, czy chcemy wypłacić dietę za delegację, czy też bardziej opłaca się nam wliczenie w koszty delegacji rachunków za posiłki w jej czasie ( jednak tylko do wysokości diety).

Koszty podróży

Podatnicy często pytają, czy bilet może być potraktowany jak faktura. Aby tak się stało musi on zawierać nazwę i numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku. Jeżeli bilet spełnia powyższe warunki, to na rozliczeniu delegacji podajemy tylko jego kwotę netto.

Natomiast VAT do odliczenia księgujemy w serwisie ifirma.wp.pl następująco:

Zakładka "Ewidencje" > "Ewidencja zakupów VAT" > Dodaj pozycję ewidencji. Wypełnienie formularza spowoduje zaksięgowanie kwoty VAT.

Jeżeli tych danych nie ma, nie możemy odliczyć podatku VAT. Wówczas najlepiej jest rozliczyć bilet poprzez "Rozliczenie delegacji" (zasadniczo powinno się w ten sposób księgować bilety za podróże służbowe).

W przypadku delegacji odbywanych samochodem służbowym lub użyczonym na działalność gospodarczą należy fakturę za paliwo wprowadzić przez zakładkę "Pojazdy" i wybrać konkretny samochód. Następnie należy dodać pozycję w "Ewidencji przebiegu pojazdu", jeśli taką trzeba prowadzić.

Nocleg

Właścicielowi firmy nie przysługują ryczałty noclegowe. Więc aby uzyskać zwrot kosztów noclegowych trzeba posiadać rachunki potwierdzające ich koszt. Fakturę w kwocie brutto wlicza się do kwoty do zwrotu, ponieważ nie przysługuje zwrot podatku VAT.

Rozliczenie delegacji w serwisie

Koszty związane z delegacją księgujemy w serwisie poprzez zakładkę "wydatki", gdzie na liście z wszystkimi rodzajami wydatków wybieramy opcję "Dowód wewnętrzny".

Przykład tworzenia "dowodu wewnętrznego":

pole "Nazwa": delegacja nr /2008

pole "Opis": dokładnie wyszczególniamy wydatki np. dieta oraz rachunek za nocleg i przejazdy (np. bilety)

pole "Kwota": należy podać sumę wydatków

pole "Wpis do KPiR": odznaczamy "pozostałe wydatki"

III. Amortyzacja

Amortyzacja to zaliczenie w koszty prowadzenia działalności gospodarczej wartości zakupionych lub posiadanych środków trwałych (w skrócie ŚT). Amortyzacji podlegają, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2. maszyny, urządzenia i środki transportu,

3. inne przedmioty.

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy.

W "Ewidencji środków trwałych" muszą znaleźć się wszystkie składniki majątku firmy o wartości powyżej 3500 zł. Tańsze mogą, ale nie jest to wymagane.

Dodatkowo amortyzacji podlegają: spółdzielcze prawo własności, prawa majątkowe i autorskie oraz licencje, które wprowadza się do "Ewidencji wartości niematerialnych i prawnych".

Amortyzacja ŚT i wartości niematerialnych i prawnych, które są amortyzowane wg metody amortyzacji innej niż "odpis jednorazowy w miesiącu zakupu" rozpoczyna się w miesiącu następnym po miesiącu wprowadzenia ŚT do "Ewidencji".

Metody amortyzacji:

Odpis jednorazowy

W 2009 roku przy zakupie środków trwałych z grupy 3-8 (z wyjątkiem samochodów osobowych oraz wartości niematerialnych i prawnych) będzie można wliczyć w koszty w miesiącu zakupu całą wartość wydatku. Ograniczenie: suma jednorazowych odpisów w ciągu roku nie może przekroczyć równowartości 50 tys EURO, co daje 169 000 zł.

Amortyzacja liniowa

Polega na równych odpisach miesięcznych przez cały czas trwania amortyzacji.

Amortyzacja degresywna

Jest przyśpieszoną metodą amortyzacji, którą można objąć Środki Trwałe należące do 3,4,5,6 i 8 grupy oraz środki transportu oprócz samochodów osobowych.

Przy wprowadzaniu takiego środka do "Ewidencji" w serwisie:

- wybieramy z listy "Metoda amortyzacji" - Degresywna;

- w polu "Współczynnik" wpisujemy współczynnik nie większy niż 2,00. Oznacza to że podstawowa stawka amortyzacyjna zostanie podniesiona dwukrotnie.

Amortyzacja liniowa dla ŚT używanych i ulepszonych

Środek trwały używany - przed nabyciem był używany przynajmniej przez 6 miesięcy (60 miesięcy w przypadku budynków i budowli).

Środek trwały ulepszony - jeżeli nakłady użytkownika na jego ulepszenie, poniesione przed wprowadzeniem środka do "Ewidencji ŚT" przekroczyły 20% jego wartości początkowej (30% w przypadku budynków i budowli).

Dla takich środków trwałych można zastosować wyższe, indywidualne stawki amortyzacyjne według zasady:

A) dla środków trwałych z grup 3,4,5,6 i 8

- 24 miesiące jeżeli wartość początkowa środka nie przekracza 25 000 zł

- 36 miesięcy jeżeli wartość początkowa środka zawiera się w przedziale 25 000 - 50 000 zł

- 60 miesięcy dla droższych

B) dla pojazdów - 30 miesięcy

C) dla budynków i budowli 10 lat

D) dla kiosków, budek, domków kempingowych - 36 miesięcy

Przy wprowadzaniu takiego środka do "Ewidencji ST" w serwisie:

1. wybieramy z listy "Metoda amortyzacji" - "Liniowa indywidualna dla środków używanych i ulepszonych"

2. w polu "Stawka amortyzacji" wprowadzamy:

- 50% jeżeli środek będzie amortyzowany 24 miesiące,

- 40% jeżeli środek będzie amortyzowany 30 miesięcy,

- 33% jeżeli środek będzie amortyzowany 36 miesięcy,

- 20% jeżeli środek będzie amortyzowany 60 miesięcy,

- 10% jeżeli środek będzie amortyzowany 10 lat.

Wprowadzanie Środka Trwałego do Ewidencji

Ewidencja Środków Trwałych i Wartości Niematerialnych i Prawnych znajduje się w zakładce "Majątek" i przez tę zakładkę wprowadzamy je do serwisu. Wyjątkiem są wszystkie samochody i inne pojazdy, które nawet gdy mają być wpisane do Ewidencji ŚT muszą być wprowadzone przez zakładkę "Pojazdy".

Sposób wprowadzania środków trwałych do serwisu jest uzależniony od dokumentu na jaki został zakupiony oraz od faktu czy był amortyzowany wcześniej w naszej firmie:

1. Zakup środka trwałego na fakturę VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy składników majątku do ewidencji środków trwałych zakupionych na fakturę VAT.

2. Zakup środka trwałego na dokument inny niż faktura VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy składników majątku do ewidencji środków trwałych zakupionych na dokument inny niż faktura VAT, np umowa kupna-sprzedaży, rachunek.

3. Dodanie środka trwałego - formularz wypełniamy w dwóch przypadkach:

a) gdy jako nowy użytkownik serwisu ifirma wprowadzamy ŚT, który w naszej firmie jest już amortyzowany - czyli gdy przepisujemy "Ewidencję ŚT" do systemu ifirma.wp.pl.

b) gdy postanawiamy przekazać firmie środek będący do tej pory naszą (lub współmałżonka) własnością prywatną i chcemy wciągnąć go do "rejestru środków trwałych" lub gdy rozpoczynamy amortyzację środka trwałego wytworzonego w firmie lub ulepszonego (cechą charakterystyczną tej sytuacji jest brak faktury zakupu potwierdzającej wartość początkową).

IV. Faktura VAT

Podatnik VAT to osoba prowadząca działalność gospodarczą nie korzystająca ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Obecnie, rejestrujący po raz pierwszy działalność, domyślnie jest traktowany jako podmiotowo zwolniony z VAT. Jeżeli jednak podatnik chce od razu być vatowcem to musi, przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, dokonać rejestracji VAT poprzez złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku VAT-R. Jeżeli tego nie zrobi, nie ma prawa wystawiać faktur VAT i odliczać podatku VAT z faktur otrzymywanych.

Wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów i usług poprzez wystawianie faktur VAT. Klientom będącym osobami fizycznymi, nie prowadzącymi działalności gospodarczej, wystawia się fakturę tylko na ich życzenie. Fakturę należy wystawić nie później niż 7-go dnia po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru klientowi. Oryginał wystawionej faktury dostaje klient, natomiast przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania jej kopii.

Serwis ifirma.wp.pl umożliwia tworzenie własnych serii numeracji faktur. Zakładka "start">"dane i konfiguracja">"serie numeracji".

Szablon faktury w serwisie zawiera wszystkie wymagane informacje dotyczące wystawcy, transakcji i kontrahenta. Pola opisane pogrubioną czcionką są wymagane, pola opisane czcionką normalną dobrowolne.

Dane wystawcy

Wszystkie dane dotyczące wystawcy faktury serwis pobiera z zakładki "Start">"Dane i konfiguracja">"Dane firmy" - można uzupełnić lub zmienić dane wystawcy.

Dane kontrahenta

Dane kontrahenta system pobiera z bazy kontrahentów dotychczas przez nas wprowadzonych i wyświetla w formie rozwijanej listy. Na liście kontrahenci pojawiają się pod "Identyfikatorem" jaki został im nadany przez nas przy wprowadzaniu danych. W polu "identyfikator" wpisujemy nazwę, po której łatwo wyszukać kontrahenta (np. "Biały" zamiast "PPHU JĘDRUŚ" - Biały Andrzej). Gdy danemu kontrahentowi fakturę wystawiamy po raz pierwszy, to możemy skorzystać z umieszczonej na fakturze funkcji "Dodaj" lub wprowadzić dane poprzez:

- Zakładka "Kontrahenci"

- "Dodaj kontrahenta"

- Wypełnij formularz

- Dane kontrahentów możemy grupować na dwóch listach - "Dostawców" i "Odbiorców". Przy wprowadzaniu danych kontrahenta możemy wybrać opcje, czy identyfikator kontrahenta będzie się pojawiał na liście "Dostawców", "Odbiorców" czy na obu tych listach.

Przy dużej liczbie kontrahentów, aby ułatwić posługiwanie się rozwijaną listą, możemy skorzystać z funkcji "Kontrahenci Aktywni" czyli tacy, których dane będą pojawiały się na liście. Pozostali kontrahenci również będą w bazie klienta, ale aby wywołać ich dane należy ich aktywować.

Aktywowanie i dezaktywowanie kontrahentów odbywa się poprzez:

- zakładka "Kontrahenci"

- "Lista aktywnych"

Pozycje faktury

W celu przyśpieszenia procedury wystawiania faktur możemy stworzyć bazę "Standardowych towarów i usług".

Tworzymy ją w sposób następujący:

- zakładka "Start"

- "dane i konfiguracja"

- "lista standardowych towarów i usług"

- "edytuj listę towarów/usług"

- tworzymy odrębne listy dla towarów lub usług wyliczanych od cen netto, od cen brutto oraz dla eksportu.

W przypadku gdy sprzedajemy towary i usługi objęte stawką podatku VAT inną niż 22% podajemy na fakturze kod PKWiU (Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług).

V. Media niefirmowe

Większość małych firm nie posiada oddzielnej siedziby. Jej funkcję pełni zazwyczaj mieszkanie prywatne. Osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo do zaliczenia w koszty części wydatków eksploatacyjnych, związanych z utrzymaniem mieszkania. Aby skorzystać z tej możliwości trzeba zgłosić fakt prowadzenia działalności do spółdzielni (administratora) lub do Urzędu Miasta (w przypadku domu i gruntu). Zgłasza się wielkość powierzchni, która jest przeznaczona na działalność np. 7 m.kw. (z 70 m.kw to 10%) Od wielkości powierzchni zależy wzrost opłaty za czynsz (w spółdzielni) lub wzrost podatku od nieruchomości. W zależności od procentowego udziału powierzchni przeznaczonej na działalność liczone są koszty zużycia wody, ciepła itp.

Rachunek za telefon stacjonarny domowy można księgować tylko na podstawie billingu wybierając z niego rozmowy służbowe.

Wydatki na internet mogą być księgowane tylko na podstawie faktur wystawionych na firmę. Gdy faktury są wystawiane na osobę prywatną, to ma ona prawo do skorzystania z ulgi na internet w rozliczeniu rocznym PIT.

Ponieważ faktury (rachunki) za czynsz i media nie są wystawiane na firmę, ale na osobę prywatną to nie mamy prawa księgowania ich bezpośrednio jako "Koszt". Robimy to w sposób następujący:

* zakładka "Wydatki" >"Dodaj wydatek" >"Wszystkie rodzaje wydatków - Rozwiń" > "Dowód wewnętrzny":

* wybieramy z listy "Wydatki na media niefirmowe",

* w "Opisie" podajemy numer dokumentu, który jest podstawą wpisu,

* wprowadzamy kwotę brutto z faktury (rachunku) lub wartość czynszu ,

* następnie zaznaczamy pole "Mnożnik" i wpisujemy wielkość udziału powierzchni (w tym przykładzie będzie to 0,1 = 10%). Jeżeli księgujemy fakturę za telefon na podstawie billingów, to nie zaznaczamy pola "Mnożnik",

* dokonujemy wpisu do kolumny Księgi: pozostałe wydatki.

* Dowód Wewnętrzny drukujemy, podpinamy pod niego dokument oryginalny i przechowujemy go w segregatorze z kosztami.

Uwaga: nie przysługuje odliczenie VAT, jeśli faktura nie jest wystawiona na firmę.

VI. Przekształcenie nievatowca w płatnika VAT

Rozpoczynając działalność przedsiębiorca nie musi od razu rejestrować się jako płatnik podatku VAT. Obowiązek rejestracji VAT nastąpi, gdy wartość sprzedaży jego firmy w 2008 roku przekroczy kwotę 50.000 zł (w 2007 roku było to 39.700 zł). Jeżeli rozpoczyna on działalność w trakcie roku, to limit ten jest wyliczany w odpowiedniej proporcji. Rejestracja jako podatnik VAT polega na złożeniu w US deklaracji VAT-R. W tym momencie przedsiębiorca staje się Vatowcem (nie musi czekać na potwierdzenie ze strony Urzędu).

Wyliczenie limitu proporcjonalnego

Limit oblicza się proporcjonalnie nie do okresu prowadzenia działalności, a do okresu prowadzonej sprzedaży, tzn: okresu liczonego od pierwszej sprzedaży do końca roku.

Schemat wyliczenia: 50.000zł * X / 366

X - liczba dni od momentu pierwszej sprzedaży do końca roku podatkowego

Do wartości sprzedaży nie wliczasz kwoty podatku, sprzedaży towarów oraz świadczenia usług zwolnionych od podatku VAT.

Remanent

Stając się płatnikiem VAT przedsiębiorca ma możliwość odliczenia VAT-u z faktur zakupu towarów handlowych otrzymanych przed staniem się "vatowcem". By z tego skorzystać musi sporządzić remanent VAT w dniu, w którym stał się VATowcem i przedstawić go w urzędzie skarbowym w terminie 14 dni, licząc od dnia jego sporządzenia (stania się VATowcem). Będzie on mógł odliczyć VAT z remanentu tylko gdy uzyska na to pozwolenie od US.

Podatek VAT wynikający z remanentu przedsiębiorca może odliczyć w deklaracji VAT-7 za okres, w którym dokonano spisu lub za okres następny. W deklaracji VAT-7 kwotę tą odlicza się w poz. 45.

Wprowadzenie remanentu w serwisie

Po przeprowadzeniu remanentu jego wartość powiększy podatek VAT "do odliczenia" w pierwszej deklaracji VAT-7. Po wygenerowaniu deklaracji VAT-7 otwieramy ją, klikamy "Edytuj" i podatek VAT wynikający z remanentu wprowadzamy w polu 45.

Z drugiej strony pomniejsza się dotychczasowe koszty, o podatek VAT, który firma ma prawo odliczyć:

W zakładce "ewidencje">"dodaj pozycje KPiR". Dokonujemy wpisu do kolumny "Zakup towarów handlowych". Kwota to wartość podatku VAT wynikającego z remanentu ze znakiem minus.

Sposób wyliczania częściowych składek ZUS

Rozpoczynając działalność gospodarczą w trakcie miesiąca przedsiębiorca ma możliwość opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy nie w pełnym wymiarze, ale tylko za dni, w których prowadził działalność.

Uwaga!! Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest zawsze opłacana w pełnej wysokości.

Obliczenie składek częściowych

Wyliczenie składek przypadających na dni prowadzenia działalności wykonujemy samodzielnie. Postępujemy następująco:

1. obliczamy ilość dni w miesiącu

2. obliczamy ilość dni działania firmy (oznaczona "X")

3. obliczamy podstawę, od której wyliczymy składki:

- jeżeli przysługuje nam preferencyjna stawka ZUS, a podstawa składek dla całego miesiąca wynosi 382,80 zł (w 2008 - 337,80 zł) (za 30 lub 31dni), to dla firmy działającej przez X dni podstawa wyniesie 382,80 * X / 30 lub 31.

- jeżeli składki są liczone od pełnej podstawy, to należy ją podzielić przez ilość dni w miesiącu (30 lub 31) i dla firmy działającej przez X dni pomnożyć przez X.

Wyliczoną podstawę mnożymy przez poszczególne składniki ubezpieczenia:

* emerytalne - 0,1952

* rentowe - 0,06 (w 2007 0,1)

* wypadkowe - 0,018 (stawka przyjęta dla firm zatrudniających poniżej 9 pracowników)

* chorobowe (dobrowolne) - 0,0245

* Fundusz Prac - 0,0245 (tej składki nie płacą przedsiębiorcy korzystający z preferencyjnej stawki ZUS)

Edycja deklaracji ZUS DRA

Po wyliczeniu składek częściowych wprowadzamy zmiany w deklaracji ZUS DRA. Wygląda to następująco:

1. Generujemy w serwisie deklarację ZUS DRA ,

2. Otwieramy deklarację,

3. Klikamy ikonę "edytuj dane",

4. Wprowadzamy nowo obliczone składki:

- w części IV w polu 04 - składka na ubezpieczenie emerytalne

- w części IV w polu 05 - składka na ubezpieczenie rentowe

- w części IV w polu 22 - składka na ubezpieczenie chorobowe

- w części IV w polu 23 - składka na ubezpieczenie wypadkowe

- w części VIII w polu 01 - składka na Fundusz Pracy

- w części XI w polach 02 i 03 - podstawa, od której zostały obliczone składki.

VII. Kasa fiskalna

Firmy świadczące usługi dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz dla rolników indywidualnych są zobowiązane, po przekroczeniu określonego obrotu, do założenia kasy rejestrującej (fiskalnej). Obrót jest liczony jedynie dla sprzedaży dla w/w podmiotów (do czasu założenia kasy jest to deklarowany "utarg dzienny") i nie sumuje się z obrotem na rzecz podmiotów gospodarczych.

Limity:

1. dla firm, które rozpoczęły sprzedaż przed 2009 rokiem i do tej pory nie podlegały obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kas fiskalnych, limit zostaje przekroczony przy obrocie 40 000 zł w trakcie roku podatkowego

2. dla firm które rozpoczną sprzedaż w pierwszej połowie 2009 limit wynosi 20 000 zł w trakcie roku podatkowego.

Podatnicy, którzy rozpoczęli działalność przed 2009 rokiem, po przekroczeniu limitu mają dwa miesiące na założenie kasy fiskalnej. Dokładnie, na przykładzie, wygląda to tak:

* limit został przekroczony w czerwcu

* termin rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej przypada na 1 września.

Podatnicy, którzy rozpoczęli działalność w 2009 roku, muszą zacząć korzystać z kasy w dniu przekroczenia limitu, taki stan rzeczy utrzyma się przez cały 2009 rok.

Nowością jest również to, że rozporządzenie o kasach będzie obowiązywać przez rok. To nowość, bo dotychczas rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych miały zaledwie półroczny okres obowiązywania. Z nowego rozporządzenia zostały usunięte przepisy dotyczące ulgi na zakup kasy. W tym zakresie resort finansów opublikował projekt oddzielnego rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Zasady odliczania ulgi na zakup kasy nie zmienią się. Od 1 grudnia 2008 r. obowiązuje inna kwota odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego to skutek nowelizacji ustawy o VAT. Obliczenie ulgi opisano poniżej.

Wyżej wymienione limity nie obowiązują, gdy podatnik będzie prowadził sprzedaż:

1. do podatników prowadzących działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego;

2. przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia;

3. przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami;

4. przy dostawie: silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1), nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2), części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3);

5.przy dostawie:

a) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten, (ex PKWiU 32),

b) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego, (ex PKWiU 33.40.3);

1. przy dostawie wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy;

2. przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, płyt DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży;

3. przy dostawie wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.

4.(od 1 listopada 2008) przy dostawie wyrobów tytoniowych (PKWiU 16.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 % oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 %, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w poz. 43 załącznika do rozporządzenia.

W powyższych przypadkach kasa musi być założona przed wykonaniem pierwszej sprzedaży.

Od 1 listopada 2008 nowa grupa podatników musi albo założyć kasę fiskalną, albo wystawiać faktury do każdej sprzedaży (jeżeli jest się nievatowcem, to należy wystawiać rachunki na każdą sprzedaż, albo założyć kasę). Przepis dotyczy następujących usług:

1. krótkotrwałego zakwaterowania,

2. przechowywania i dozoru mienia,

3. wynajmowania nieruchomości na własny rachunek,

4. obsługi nieruchomości na zlecenie (np. zarządcy nieruchomości),

5. rzeczoznawstwa w ramach usług architektonicznych i inżynierskich,

6. rekrutacji i pozyskiwania personelu; detektywistycznych i ochroniarskich,

7. komercyjne pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowanych (nie dotyczy targów i wystaw, gdzie muszą być stosowane kasy fiskalne).

Przewidziano dodatkową możliwość skorzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania, bez określania ich rodzaju. Dotyczy to zwolnień, z których mogą skorzystać podatnicy korzystający z określonej formy płatności za te usługi. Ze zwolnienia korzysta świadczenie usług, pod warunkiem, że zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika. Warunkiem jest to, aby z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynikało, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Jest to o tyle ważne, że, gdy kasa zostanie założona po tym terminie, traci się prawo do ulgi w podatku VAT.

Rok 2009 nie przyniósł większych zmian w katalogu grup podatników które muszą założyć kasę fiskalną. Jedyna zmiana to zwolnienie z konieczności ewidencjonowania na kasie fiskalnej dla usług prowadzenia gier losowych, zakładów wzajemnych i gier na automatach, w tym na automatach o niskich wygranych, które podlegają podatkowi od gier.

Ulga w podatku VAT z tytułu zakupu kas rejestrujących

Warunki skorzystania z ulgi:

* rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie zgodnym z Ustawą,

* zapłata całej kwoty z tytułu faktury za zakup kasy fiskalnej,

* zawiadomienie właściwego urzędu skarbowego o liczbie kas i miejscu ich używania do ewidencjonowania. Zawiadomienie to musi nastąpić przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

O instalacji kasy zarówno serwisant kasy jak i podatnik mają obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy w terminie 7 dni od daty instalacji. Po otrzymaniu zawiadomienia, urząd nadaje kasie numer ewidencyjny, który należy w sposób trwały nanieść na kasę.

Prawo do ulgi przysługuje jedynie na zakup "pierwszych" kas. Tzn. tych które zostały zakupione w momencie powstania obowiązku ewidencjonowania i wówczas zgłoszone do US. Jeżeli z czasem przedsiębiorca rozszerzy ilość punktów sprzedaży, to zakup kas do ich obsłużenia nie daje prawa do ulgi. Podobnie jak zakup kas mających zastąpić kasy wycofane z użytku. Ale w pierwszym miesiącu ewidencjonowania nie trzeba jednorazowo kupować kas dla wszystkich, zgłoszonych do US stanowisk sprzedaży. Firma ma obowiązek postawić minimum 1/5 przewidzianych kas, a kolejne (w ilości nie mniejszej niż również 1/5) w miesiącach kolejnych.

Obliczenie ulgi

Od początku grudnia 2008 obowiązuje nowelizacja ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług z dnia 7 listopada 2008 r. (Dz.U. nr 209, poz. 1320), która wprowadza nowe zasady rozliczania ulgi na zakup kas fiskalnych. Od 1 grudnia 2008 zwrot w postaci odliczenia VAT wynosi 90% kosztów zakupu (bez podatku) zamiast dotychczasowych 50%. Zmianie ulega także maksymalna kwota odliczenia, dotychczas wynosząca 2500zł. Od 1 grudnia kwota odliczenia może wynieść maksymalnie 700zł i rozliczana jest w deklaracji VAT-7.

Po wygenerowaniu deklaracji należy ją "Edytować". Kwotę odliczaną w danej deklaracji należy podać w polu 51 pamiętając, że nie może być ona wyższa od wartości pola 53. Jeżeli w ten sposób nie odliczyliśmy całej przysługującej nam ulgi to identycznie odliczaliśmy ją w kolejnych miesiącach.

Do 30 listopada 2008 ulgę na zakup kas fiskalnych należało rozliczyć w deklaracji VAT-7. Wysokość ulgi wynosiła 50% kwoty zakupu netto, ale nie więcej niż 2500 zł na każdą z kas. Odliczenia dokonywano w deklaracji za miesiąc, w którym zostało rozpoczęte ewidencjonowanie oraz w miesiącach następnych. Po wygenerowaniu deklaracji należało ją "Edytować". Kwotę odliczaną w danej deklaracji podawano w polu 51 pamiętając, że nie może być ona wyższa od wartości pola 53. Jeżeli w ten sposób nie odliczyliśmy całej przysługującej nam ulgi to identycznie odliczaliśmy ją w kolejnych miesiącach.

Gdy wartość pola 53 wynosiła 0 to mogliśmy ubiegać się o zwrot ulgi na rachunek bankowy.

Wówczas na 4 kolejnych deklaracjach miesięcznych (lub 2 kwartalnych) wykazywano 1/4 kwoty (lub 1/2 w deklaracji kwartalnej) ulgi w polu 54. Szczegółowo, w serwisie, wyglądało to następująco:

* generujemy deklarację VAT-7 za miesiąc w którym przysługuje nam prawo do wykorzystania ulgi

* klikamy na deklarację

* następnie klikamy "Edytuj"

* w polu 54 deklaracji wpisujemy kwotę odliczenia równą 1/4 ulgi, gdy jest to deklaracja miesięczna, lub 1/2 dla deklaracji kwartalnej.

* kwotę z pola 54 wpisujemy również w polu 55, 56 i 58;

* klikamy "Zatwierdź"

Amortyzacja

Zakupiona kasa stanowi środek trwały firmy i podlega amortyzacji. Jeżeli jej cena nie przekroczyła 3500 zł netto to można ją amortyzować jednorazowo w miesiącu zakupu.

Sankcje za niedopełnienie obowiązku

Z dniem 1 grudnia 2008 została zniesiona sankcja za nie rozpoczęcie w terminie ewidencjowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Sankcja ta została zniesiona i zastąpiona dodatkowym zobowiązaniem podatkowym. Zobowiązanie jest ustalane przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej za okres od powstania obowiązku do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wysokość zobowiązania odpowiada wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Do 30 listopada obowiązywał przepis, który mówił, że Podatnicy, którzy pomimo obowiązku nie rozpoczęli w terminie ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nie mieli prawa w okresie zwłoki do odliczenia 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Z chwilą dopełnienia obowiązku mogli odliczać VAT na zasadach ogólnych, jednak nie odliczony wcześniej podatek przepadł, a podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia/zwrotu 50 % ceny netto zakupionych kas.

VIII. Wskaźnik VAT

Wskaźnik VAT w firmie nie oferującej  usług, na które ustawa o VAT nakłada stawkę VAT "Zwolniony" (np. usługi finansowe, edukacyjne, związane ze zdrowiem, kulturą lub sportem) wynosi 100%.

Firma sprzedające w/w usługi w 2008 r  musi wyliczyć wskaźnik na podstawie danych o sprzedaży z poprzedniego roku. Firma nowo powstała, która planuje sprzedaż  usług, na które stawka VAT wynosi "Zwolniony"  musi zwrócić się do Naczelnika urzędu skarbowego w celu szacunkowego określenia wskaźnika VAT. Jeżeli taka sprzedaż nie jest planowana to wskaźnik wynosi 100%.

Wyliczanie wskaźnika VAT na podstawie sprzedaży w roku poprzednim:

Wskaźnik wylicza się wg poniższego wzoru:

wskaźnik VAT = A / B

gdzie:
A - wartość sprzedaży opodatkowanej (stawka VAT: 0%, 3%, 7%, 22%)
B - wartość sprzedaży całkowitej (sprzedaż opodatkowana + sprzedaż zwolniona)

Przy czym, jeżeli sprzedaż zwolniona dotyczyła następujących transakcji:

- sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji i używanych przez podatnika na potrzeby działalności,
- sporadycznych transakcji dotyczących nieruchomości,
- sporadycznych transakcji pośrednictwa finansowego,

to ich wartość nie jest brana pod uwagę przy wyliczaniu wskaźnika. Czyli jeżeli np. w ciągu roku nastąpiła w firmie sprzedaż osobowego samochodu firmowego ze stawką VAT zwolniony to wartość tej transakcji nie jest uwzględniana przy wyliczaniu wskaźnika (nie powiększa wartości mianownika).

Jeżeli wyliczony współczynnik mieści się w przedziale 0% - 2%, to w serwisie podajemy wartość 0%.

Jeżeli wyliczony współczynnik mieści się w przedziale 98% - 100%, to w serwisie podajemy wartość 100%.

IX. ZUS - księgowanie składek

Jeżeli przedsiębiorca:

* nie jest zatrudniony na podstawie "Umowy o pracę" na co najmniej 1276 zł brutto

* nie ma prawa do renty lub emerytury

* nie opłaca składek ZUS z innej działalności gospodarczej

to jest zobowiązany do odprowadzania do ZUS następujących składek:

* ubezpieczenia społecznego (emerytalne, rentowe, wypadkowe)

* ubezpieczenia zdrowotnego

* składki na Fundusz Pracy

Oprócz tego, może opłacać dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jednakże prawo do zasiłku chorobowego przysługuje dopiero po nieprzerwanym opłacaniu składki przez 90 dni (bez dnia spóźnienia).

Jeżeli któryś z wymienionych wyżej warunków (umowa o pracę na co najmniej 1276 zł brutto, prawo do emerytury...) jest spełniony, to przedsiębiorca opłaca tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli jest to jego pierwsza działalność gospodarcza, to ma prawo do preferencyjnej składki ZUS. Wynosi ona ok 320 zł za miesiąc.

W celu wprowadzenia danych koniecznych do poprawnego generowania deklaracji ZUS DRA:

* zakładka "Start"

* "Dane i konfiguracja"

* "Dane użytkownika"

* w polach określających dane dla deklaracji ZUS DRA zaznaczamy właściwe opcje.

Wraz z deklaracją ZUS DRA serwis generuje odpowiednie "Przelewy do ZUS" (znajdują się w zakładce "Przelewy" w miesiącu kolejnym po miesiącu dla którego była generowana deklaracja). Ustawowy termin opłacania składek dla przedsiębiorców nie zatrudniających pracowników przypada na 10. dzień kolejnego miesiąca.

Ponieważ składki na ZUS mogą zostać zaksięgowane tylko wówczas, gdy zostały rzeczywiście opłacone, serwis wymaga od użytkownika potwierdzenia opłacenia składki. Wprowadzamy "Daty opłacenia przelewu" na przelewach:

* zakładka "Przelewy"

* na liście przelewów znajdujemy "Przelewy do ZUS"

* wybieramy kolejno każdy z przelewów

* "Edytuj"

* wprowadzamy datę opłacenia przelewu

lub

* zakładka "Deklaracje"

* generujemy deklarację PIT-5

* jeżeli w serwisie są wygenerowane przelewy do ZUS, na których nie ma daty opłacenia, pojawi się stosowna informacja. Przelewy, które powinny zostać uwzględnione w generowanej deklaracji, są wyróżnione kolorem czerwonym. Jeżeli składka została opłacona, wprowadzamy datę opłacenia i zatwierdzamy.

Każda ze składek jest inaczej księgowana. I tak:

* składka ubezpieczenia społecznego jest zaliczona w koszty bezpośrednio w generowanej deklaracji PIT-5 za miesiąc w którym została opłacona (czyli jeżeli przedsiębiorca opłaca składki terminowo, to np. składka za styczeń wygenerowana wraz ze styczniową deklaracją ZUS DRA opłacona jest 10-tego lutego i zaliczona w koszt w deklaracji PIT-5 za luty). W deklaracji PIT-5 składki z kolejnych miesięcy w ciągu roku są sumowane

* składka ubezpieczenia zdrowotnego jest odejmowana od wyliczonego w PIT-5 podatku. Jednak od 2003 roku podatnik nie ma prawa do odejmowania od podatku całej składki. W 2008 roku płaci składkę w wysokości 9 % od podstawy (podawanej przez ZUS) natomiast podatek pomniejsza o 7,75 %. Pozostałe 1,25 % płaci z własnej kieszeni.

* składka na FP jest księgowana w KPiR w postaci Dowodu Księgowego.

Zaksięgowanie składki wynikającej z deklaracji ZUS DRA nie wygenerowanej w serwisie

Jest to funkcja przeznaczona dla osób, które rozpoczęły księgowanie w serwisie, a wcześniej już prowadziły działalność gospodarczą. Wówczas w pierwszym miesiącu księgowania np. w styczniu należy zaksięgować składkę grudniową, której termin opłacenia przypadał na 10 stycznia. Ponieważ w serwisie nie była generowana deklaracja ZUS DRA za grudzień, to nie zostały wygenerowane do niej przelewy. Wówczas:

* wybieramy styczeń (w tym przykładzie) jako miesiąc księgowy

* klikamy zakładkę "Przelewy"

* następnie "Dodaj przelew do ZUS"

* wybieramy z listy odpowiednią składkę

* wprowadzamy styczniową datę opłacenia przelewu

Opłacone w styczniu grudniowe składki zostaną uwzględnione w PIT-5 za styczeń.

X. Wydatki na majątek firmy

Środki trwałe

Zgodnie z definicją określoną w przepisach podatkowych, za środek trwały uznaje się budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością; maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty, które zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, a ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Mogą się do nich zaliczać również i takie składniki, które są użytkowane na podstawie umów leasingu finansowego. Wówczas nie ma znaczenia okres ich użytkowania. Jako środki trwałe można uważać również inwestycje w obcych środkach trwałych oraz budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie.

Należy pamiętać, że zakup środka trwałego nie zalicza się do kosztów. Staje się nim dopiero wartość czynionych odpisów amortyzacyjnych.

Przedmioty, które posiadają wyżej wymienione cechy mogą być wprowadzone do Rejestru Środków Trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych, jednak gdy ich wartość netto przekracza kwotę 3 500 zł, wówczas ich umieszczenie w Rejestrze staje się obowiązkiem.

Księgowanie w ifirma.wp.pl.

W systemie ifirma.wp.pl wprowadzanie środka trwałego odbywa się w następujący sposób:

zakładka "majątek" > "dodaj":

* "dodaj środek trwały" -jeśli sami go nie zakupiliśmy lecz np. przekazaliśmy z naszego prywatnego majątku lub zakupiliśmy go w przeszłości i obecnie uwidaczniamy go jedynie w Ewidencji Środków Trwałych

* "zakup środka trwałego na fakturę VAT"

* "zakup środka trwałego na inny dokument"

W identyczny sposób wprowadzamy wartości niematerialne i prawne.

Wyposażenie

Wyposażeniem są przedmioty, używane do prowadzenia działalności gospodarczej o wartości z przedziału 1500-3500 zł, lub o dowolnej wartości ale przewidywanym okresie użytkowania ich w firmie nie dłuższym niż rok czasu.

Księgowanie w ifirma.wp.pl

Przedmiot uznany jako wyposażenie wprowadzamy do serwisu:

zakładka "majątek" > "rejestr wyposażenia"

* ''dodaj wyposażenie" - jeśli go sami nie zakupiliśmy lecz np. przekazaliśmy z majątku prywatnego lub gdy zakupiliśmy go w przeszłości i obecnie uwidaczniamy go w Ewidencji Wyposażenia

* ''zakup wyposażenia na fakturę"

* ''zakup wyposażenia na inny dokument"

Koszt

Aby dany wydatek mógł być wprowadzony do kosztów, musi spełniać następujące kryteria:

* poniesienie kosztu wywiera bezpośredni wpływ na uzyskany przychód

* koszt poniesiony jest na podstawie wiarygodnego dokumentu

* zostały rzeczywiście poniesione

Dany przedmiot nie wymaga dodatkowego ewidencjonowania, gdy jego wartość początkowa netto nie przekracza kwoty 1 500 zł.

Księgowanie w ifirma.wp.pl

zakładka ''Wydatek" > ''dodaj wydatek" > ''Koszt faktura VAT" lub "Koszt inny rodzaj dokumentu"

XI. Samochód osobowy firmowy

Jest własnością firmy, czyli został przez nią zakupiony lub przekazany do firmy przez jej właściciela z majątku prywatnego. Firma ma prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych tego pojazdu, czyli co miesiąc część wartości samochodu jest zaliczana w koszty w wysokości wynikającej ze stawek amortyzacyjnych.

Ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia dla zaliczenia w koszty wydatków na zakup samochodu osobowego oraz w odliczeniu VAT od zakupu i eksploatacji:

* Maksymalna kwota, która podlega amortyzacji to odpowiednik w złotych 20 000 EURO przy kursie z dnia zakupu. Jeżeli samochód jest droższy to nadwyżka nie stanowi kosztu prowadzenia działalności.

* Podatnik ma prawo do odliczenia tylko 60% VAT-u od zakupu, ale nie więcej niż 6000 zł. Pozostały VAT powiększa wartość początkową samochodu.

* Podatnik nie może odliczać VAT od zakupu paliwa - faktury księguje się w Książce Przychodów i Rozchodów w kwotach brutto.

* Wszystkie wydatki związane z eksploatacją samochodu są zaliczane w całości w koszty. Samochodu służbowego nie możesz używać do celów prywatnych.

Sposób księgowania pojazdów osobowych jest uzależniony od dokumentu na jaki został zakupiony oraz czy był amortyzowany wcześniej.

W serwisie ifirma.wp.pl samochody wprowadzamy przez zakładkę "Pojazdy":

1. Zakup pojazdu osobowego na fakturę VAT - dotyczy wprowadzanego po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdu osobowego zakupionego na fakturę VAT.

2. Zakup pojazdu osobowego na dokument inny niż faktura VAT - dotyczy wprowadzanego po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdu osobowego zakupionego na dokument inny niż faktura VAT, np umowa kupna-sprzedaży, rachunek.

3. Dodanie pojazdu osobowego - formularz wypełniamy w dwóch przypadkach :

a) gdy jako nowy użytkownik serwisu ifirma wprowadzamy pojazd osobowy, który w naszej firmie jest już amortyzowany - czyli gdy przepisujemy "Ewidencję ŚT" do systemu ifirma.wp.pl.

b) gdy postanawiamy przekazać firmie pojazd osobowy będący do tej pory naszą (lub współmałżonka) własnością prywatną, i wciągnąć go do "rejestru środków trwałych" lub gdy rozpoczynamy amortyzację samochodu osobowego wytworzonego w firmie lub ulepszonego (cechą charakterystyczną tej sytuacji jest brak faktury zakupu potwierdzającej wartość początkową).

Wprowadzając pojazd używany lub ulepszony możemy wybrać korzystniejszą metodę amortyzacji (liniowa indywidualna dla ST używanych lub ulepszonych) oraz stawkę amortyzacji 40% (zamiast 20%).

Definicja ŚT:

* używane - jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez 6 miesięcy lub maja przebieg 6 tys. km

* ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem ich do ewidencji wydatki poniesione przez podatników na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

XII. Samochód niefirmowy

Jest to samochód, będący majątkiem prywatnym właściciela firmy (lub współmałżonka) lub samochód dzierżawiony. Jeżeli do prowadzenia firmy używa się samochodu prywatnego to można zaliczyć w koszty wydatki na jego utrzymanie, w wysokości wynikającej z ilości kilometrów przejechanych w celach służbowych.

Wprowadzenie samochodu do serwisu odbywa się w następujący sposób:

* zakładka "Pojazdy"

* "Dodaj pojazd"

* "Dodanie pojazdu osobowego: niefirmowego" lub

* "Dodanie pojazdu ciężarowego: niefirmowego"

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu pojazdu niefirmowego - osobowego

Dla takiego pojazdu prowadzimy dwie ewidencje:

1. Ewidencja Kosztów Eksploatacji. Wprowadzamy do niej wszystkie, potwierdzone fakturą lub rachunkiem, wydatki samochodowe.

2. Ewidencja Przebiegu Pojazdu. Wprowadzamy do niej wszystkie wyjazdy służbowe wykonane samochodem niefirmowym. Przejechane kilometry są przeliczane na złotówki wg ministerialnego współczynnika. Kwota wynikająca z przeliczenia może być zaliczona w koszty, ale tylko do wysokości sumy wydatków zapisanych w Ewidencji Kosztów Eksploatacji.

Co miesiąc, po uzupełnieniu przez nas w serwisie obu Ewidencji, ifirma.wp.pl automatycznie księguje właściwą kwotę do KPiR. Rozliczanie obu ewidencji odbywa się w cyklu rocznym (od stycznia do grudnia), czyli jeżeli w jednym miesiącu mamy wydatki przewyższające kwotę wynikającą z Ewidencji Przebiegu Pojazdu to nadwyżka zostanie rozliczona w kolejnych miesiącach, gdy osiągnie większy przebieg.

Koszty dzierżawy samochodu osobowego

Według najnowszej interpretacji Izby Skarbowej, koszt dzierżawy samochodu osobowego powinien być rozliczany poprzez Ewidencję Kosztów Eksploatacji (EKE).

W przypadku księgowania kosztu dzierżawy na podstawie rachunku, księguje się całą kwotę. Problemy pojawiają się, gdy za usługę dzierżawy samochodu osobowego firma otrzymuje fakturę VAT. Na jej podstawie można odliczyć tylko 60% podatku VAT, a suma odliczeń podatku VAT w całym okresie dzierżawy nie może być większa niż 6 tys. zł.

1. Księgowanie dzierżawy samochodu osobowego na podstawie rachunku:

* zakładka "pojazdy"

* "rozliczenie pojazdu" - znajduje się przy samochodzie, którego wydatek dotyczy

* dodajemy koszt pojazdu

* "inne koszty" - inny.

2. Księgowanie dzierżawy samochodu osobowego na podstawie faktury:

* zakładka "pojazdy"

* "rozliczenie pojazdu" - znajduje się przy samochodzie, którego wydatek dotyczy

* dodajemy koszt pojazdu

* "inne koszty" - inny (Jest to szczególny przypadek przy rozliczaniu kosztów samochodu, gdy wybiera się "inny" dokument, nawet jeśli posiada się fakturę VAT).

Przy wypełnianiu formularza wpisujemy kwotę z faktury obliczoną w sposób następujący:

Kwota = kwota netto (z faktury) + kwota VAT (z faktury) x 40%

Przykład: Faktura za dzierżawę samochodu osobowego opiewa na 100 zł netto (122 zł brutto).

Kwota = 100 zł + 22 zł x 40% = 100 zł + 8,80 zł = 108,80 zł.

W powyższym przykładzie kwotę 108,80 wpisujemy do formularza w polu "kwota".

Pozostałe 60% podatku VAT możemy odliczyć od kwoty należnej podatku VAT w bieżącym miesiącu.

Odliczenie 60% podatku z faktury:

* zakładka "ewidencje"

* ewidencja zakupów VAT

* dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT

Na formularzu podajemy 60% kwoty netto, tak aby naliczony podatek stanowił 60% całej kwoty VAT-u z faktury.

Przykład: Faktura za dzierżawę samochodu osobowego opiewa na 100 zł netto (122 zł brutto).

Kwota netto = 100 zł x 60% = 60 zł

W ten sposób wprowadzona pozycja w Ewidencji zakupów VAT spowoduje odliczenie podatku VAT w wysokości 13,20 zł (100 zł x 60% = 60 zł -> 60 zł x 22% = 13,20 zł)

Jako podatnicy mamy prawo do zrezygnowania z odliczenia podatku VAT. W takim wypadku możemy zastosować taką samą procedurę księgowania faktury, jaka występuje przy księgowaniu rachunku.

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu pojazdu niefirmowego - ciężarowego.

Samochód ciężarowy niefirmowy jest rozliczany na takich samych zasadach jak firmowy, tzn. nie trzeba dla niego prowadzić "Ewidencji przebiegu pojazdu", a VAT zawarty w cenie paliwa jest odliczany. Koszty wprowadza się poprzez "Rozliczenie pojazdu".

XIII. Samochód ciężarowy

Samochody ciężarowe to pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony. Również, samochody o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, lecz spełniające jeden z poniższych warunków dają prawo do odliczania VAT-u od zakupionego paliwa:

1. pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van;

2. pojazdy samochodowe mające więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;

3. pojazdy samochodowe, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;

4. pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

5. pojazdy samochodowe będące pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach: agregat elektryczny/spawalniczy, bankowóz, do prac wiertniczych, koparka, koparkospycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno - montażowych, pomoc drogowa, żuraw samochodowy oraz przeznaczone do oczyszczanie dróg (także zimowego);

6. pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą - jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;

7. przypadków, gdy przedmiotem działalności podatnika jest odprzedaż tych samochodów (pojazdów) lub oddanie w odpłatne używanie tych samochodów (pojazdów) na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze, i te samochody (pojazdy) są przez podatnika przeznaczone wyłącznie do wykorzystania na te cele przez okres nie krótszy niż 6 miesięcy.

Status samochodu ciężarowego w firmie jest podobny jak w przypadku osobowego samochodu firmowego. Jest on środkiem trwałym i podlega amortyzacji, ale nie stosuje się do niego pewnych ograniczeń, które występują przy samochodzie osobowym:

* nie ma ograniczenia maksymalnej wartości pojazdu, która podlega amortyzacji (czyli 20 000 Euro),

* przy zakupie pojazdu przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% zapłaconego VAT,

* ma także prawo do odliczenia VAT-u od zakupionego do tego pojazdu paliwa.

Sposób księgowania pojazdów ciężarowych jest uzależniony od dokumentu na jaki został zakupiony oraz czy był amortyzowany wcześniej. W serwisie ifirma.wp.pl samochody wprowadzamy przez zakładkę "Pojazdy":

1. Zakup pojazdu ciężarowego na fakturę VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdów ciężarowych zakupionych na fakturę VAT.

2. Zakup pojazdu ciężarowego na dokument inny niż faktura VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdów ciężarowych zakupionych na dokument inny niż faktura VAT, np umowa kupna-sprzedaży, rachunek.

3. Dodanie pojazdu ciężarowego - formularz wypełniamy w dwóch przypadkach :

a) gdy jako nowy użytkownik serwisu ifirma.wp.pl wprowadzamy samochód ciężarowy, który w naszej firmie jest już amortyzowany - czyli gdy przepisujemy "Ewidencję ŚT" do systemu ifirma.wp.pl.

b) gdy postanawiamy przekazać firmie samochód ciężarowy będący do tej pory naszą (lub współmałżonka) własnością prywatną, i chcemy wciągnąć go do "rejestru środków trwałych" lub gdy rozpoczynamy amortyzację samochodu ciężarowego wytworzonego we własnym zakresie lub ulepszonego (cechą charakterystyczną tej sytuacji jest brak faktury zakupu potwierdzającej wartość początkową).

Trzeba pamiętać, że przedsiębiorca ma prawo wprowadzić swój pojazd jako "ciężarowy" tylko wtedy gdy spełnia wymogi ustawy o VAT, zostanie to potwierdzone przez stację kontroli pojazdów i w dowodzie rejestracyjnym pojazd figuruje jako "ciężarowy" Zaświadczenie wydane przez stację kontroli pojazdów należy w ciągu 14 dni przedstawić w US.

Wprowadzając pojazd używany lub ulepszony możemy wybrać korzystniejszą metodę amortyzacji (liniowa indywidualna da ŚT używanych lub ulepszonych) oraz stawkę amortyzacji 40% (zamiast 20% ). Definicja ŚT:

* używane - jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez 6 miesięcy,

* ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem ich do ewidencji wydatki poniesione przez podatników na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

XIV. Samochód ciężarowy po wyroku TE - korekta podatku naliczonego

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w skutek werdyktu Trybunału Europejskiego w sprawie odliczenia podatku VAT od zakupu paliw do pojazdów samochodowych jest zmuszone przywrócić definicję samochodu nieosobowego obowiązującą przed dniem 1 maja 2004 r. Oznacza to, że obecna definicja ma brzmienie:

Pojazd samochodowy posiadający homologację producenta lub importera dla danego typu pojazdu samochodowego, z której bezspornie wynika, że nie jest to samochód osobowy i dopuszczalna ładowność tego pojazdu wynosi powyżej 500 kg.

Samochody nie spełniające w/w warunków w dalszym ciągu są traktowane jako osobowe i nie dają prawa do odliczenia podatku VAT od zakupionych paliw, oraz dają ograniczone do 60% (nie więcej niż 6 tys. zł) prawo odliczenia podatku VAT z faktury zakupu pojazdu.

Księgowanie faktur zakupu pojazdu wg wyjaśnień MF z 20 lutego 2009

Samochody spełniające definicję dają prawo właścicielowi do pełnego odliczania podatku VAT z faktury zakupu pojazdu. Tak więc od 20 lutego 2009 podatnik kupujący pojazd, który posiada homologację stwierdzającą, że nie jest to pojazd osobowy i jego dopuszczalna ładowność przekracza 500 kg księguje zakup jako "Zakup samochodu ciężarowego".

Jeżeli samochód tego warunku nie spełnia zakup księgujemy jako "Zakup samochodu osobowego"

Księgowanie faktur zakupu paliwa wg wyjaśnień MF z 20 lutego 2009

Zakup paliwa do samochodu, który został do serwisu wprowadzony jako samochód osobowy, a spełnia warunki do odliczenia podatku VAT od paliwa, księgujemy przez "Rozliczenie pojazdu" > "Pozostałe wydatki"

Samochody spełniające warunki i wprowadzone jako samochody ciężarowe są rozliczane przez "Rozliczenie pojazdu" > "Zakup paliwa"

Powyższe zasady można zastosować do księgowania faktur zakupu za styczeń 2009 czyli okres, za który do 25 lutego będzie składana deklaracja. Faktury zaksięgowane przez "Rozliczenie pojazdu" > "Zakup paliwa" należy usunąć i zaksięgować ponownie poprzez "Rozliczenie pojazdu" > "Pozostałe wydatki"

Korekta podatku odliczonego przy zakupie pojazdu

Z wyjaśnień Ministerstwa wynika, że podatnicy, którzy w okresie po 1 maja 2004 zakupili pojazdy, do których ma zastosowanie przywrócona definicja, a stan prawny obowiązujący w momencie zakupu ograniczał ich prawo do pełnego odliczenia podatku VAT mogą sporządzić korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym pojazd został zakupiony i wystąpić o pełny zwrot podatku. Niestety takie działanie będzie miało wpływ na amortyzację pojazdu z tego względu, że podatek nieodliczony powiększał wartość początkową samochodu od której były wyliczane odpisy amortyzacyjne. Wystąpienie o zwrot pełnej kwoty podatku spowoduje konieczność nowego naliczania amortyzacji, poprzez skorygowanie dotychczasowych wpisów i inne naliczanie kolejnych odpisów amortyzacyjnych. Sytuacja będzie jeszcze bardziej skomplikowana u podatników zobowiązanych do wyliczania korekty rocznej, czyli u takich, którzy prowadzą jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną. Dlatego radzimy poważnie rozważyć, czy warto skorzystać z tego prawa.

Korekta podatku naliczonego od zakupu paliw

Podatnicy, którzy w okresie po 1 maja 2004 dysponowali pojazdami spełniającymi definicję samochodu nieosobowego mają prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu paliw do tych samochodów. Prawo będzie realizowane przez złożenie korekt deklaracji VAT-7 za okresy, w których zakup paliwa miał miejsce.

Okres składania korekt

Prawo do składania korekt podatnik ma przez okres 5 lat. Dlatego w 2009 roku nie można już występować z korektą za rok 2004, więc rzeczywisty okres, za który można złożyć korektę jest ograniczony do deklaracji złożonej za styczeń 2005 r. i za okresy następne.

Wpływ korekt w podatku VAT na podatek dochodowy

Jednocześnie podatek VAT, który nie podlegał odliczeniu, a był księgowany jako koszt prowadzenia działalności musi być z kosztów wyksięgowany. Pomniejszenie kosztów nie wymaga składania korekt deklaracji odnoście podatku dochodowego. Ministerstwo zgodziło się, aby koszty były pomniejszane w okresie rozliczeniowym, w którym została złożona korekta deklaracji VAT-7.