1. Data rozpoczęcia działalności

Po zarejestrowaniu się w serwisie ifirma.wp.pl wybieramy nasz login oraz hasło, których od tej pory będziemy używać przy każdym logowaniu. Po pierwszym zalogowaniu serwis wymaga od nas podania takich informacji jak:

- data rozpoczęcia działalności gospodarczej,

- od kiedy staliśmy się płatnikiem VAT,

- wysokość wskaźnika VAT na bieżący rok. Jeżeli w roku ubiegłym nie mieliśmy sprzedaży ze stawką VAT "zwolniony" to nasz wskaźnik wynosi 100%. Jeżeli dopiero rozpoczynamy działalność to musimy skontaktować się ze swoim urzędem skarbowym, celem ustalenia wskaźnika VAT.

Uwaga!! Podane dane muszą być zgodne ze stanem rzeczywistym, ponieważ późniejsza ich edycja wymaga zresetowania konta użytkownika, co wiąże się z wieloma niedogodnościami.

Po wpisaniu wymaganych informacji i ich zatwierdzeniu będziemy mogli korzystać ze wszystkich funkcjonalności serwisu ifirma.wp.pl

2. Dane z poprzednich miesięcy

W przypadku gdy pierwszy miesiąc korzystania z serwisu ifirma.wp.pl nie jest jednocześnie pierwszym miesiącem działalności naszej firmy, konieczne jest przepisanie do serwisu danych z poprzednich miesięcy danego roku.

W tym celu klikamy na zakładkę "Start", następnie "Dane i konfiguracja". Na liście odnajdujemy "Wyniki za poprzedni miesiąc", gdzie poprzez kliknięcie "Edytuj" wprowadzamy zbiorcze dane z Księgi Przychodów i Rozchodów oraz Ewidencji VAT wg stanu z końca poprzedniego miesiąca.

Uwaga!! Pola dotyczące Ewidencji VAT uzupełniamy danymi z poprzedniego miesiąca. W polach dotyczących KPiR podajemy sumaryczne wartości od początku roku. W kolejnych miesiącach korzystania z serwisu ifirma.wp.pl wszystkie ewidencje będą uzupełniane automatycznie w oparciu o księgowane przez nas dowody zakupów i sprzedaży.

3. Struktura zakupów

Jeżeli sprzedajemy towary osobom fizycznym, a nie mamy obowiązku posiadania kasy fiskalnej (przychody z tego tytułu księgujemy jako "Utarg dzienny"), to musimy wprowadzić do serwisu dane o strukturze zakupów z poprzedniego miesiąca. Dokonujemy tego poprzez zakładkę "Start" , gdzie znajdujemy "Dane i konfiguracja", a następnie klikamy "Struktura zakupów za poprzedni miesiąc".

Następnie wprowadzamy dane na podstawie zapisów z "Ewidencji zakupów VAT".

4. Majątek

Jeżeli nasza firma posiada majątek, to należny go wprowadzić do serwisu ifirma.wp.pl. Odbywa się to przez zakładkę "Majątek" i funkcję "Dodaj" gdzie klikamy przycisk "Dodaj Środek Trwały". W ten sposób wprowadzamy Środki Trwałe, będące w trakcie amortyzacji (lub z zakończoną amortyzacją).

UWAGA!! Przy dodawaniu środka trwałego, starannie wprowadzajmy dane, ponieważ ich późniejsze przeedytowanie (poprawienie) jest niemożliwe.

5. Pojazdy firmowe

Jeżeli własnością naszej firmy jest samochód, to należy go wprowadzić do serwisu ifirma.wp.pl. Odbywa się to poprzez zakładkę "Pojazdy" oraz kliknięcie przycisków "Dodanie pojazdu" i "Dodanie pojazdu firmowego".

UWAGA!! Przy dodawaniu środka trwałego, starannie wprowadzajmy dane, ponieważ ich późniejsze przeedytowanie (poprawienie) jest niemożliwe.

6. Pojazdy niefirmowe

Przedsiębiorcy, którzy używają swoich prywatnych samochodów na cele firmy maja możliwość rozliczania kosztów ich eksploatacji. Jednak aby z tego korzystać należy najpierw dodać pojazd niefirmowy do serwisu ifirma.wp.pl.

Odbywa się to poprzez wejście w zakładkę "Pojazdy" i kliknięcie przycisku "Dodanie pojazdu niefirmowego". Pojawia się formularz, w którym wpisujemy dane naszego samochodu.

Rozliczenie kosztów samochodu niefirmowego odbywa się w cyklu rocznym, dlatego musimy wprowadzić zbiorcze informacje z dotychczasowych ewidencji przebiegu i kosztów pojazdu.

Odbywa się to poprzez wejście w zakładkę "Pojazdy" i kliknięcie na numer rejestracyjny pojazdu.

Następnie wybieramy opcję "Poprzednie rozliczenie pojazdu".

Wprowadzamy wymagane dane, na podstawie dotychczasowych ewidencji kosztów i przebiegu pojazdu (wg stanu na koniec poprzedniego miesiąca).

UWAGA!!

Dane należy uzupełniać bardzo starannie, bowiem raz wprowadzonych nie można już zmienić.

7. VAT z faktur za media

Podatek VAT z faktur za media rozlicza się w miesiącu, w którym przypada jej termin płatności. Czyli jeżeli w lipcu (przed rozpoczęciem pracy z serwisem ifirma.wp.pl) zostały zaksięgowane faktury za media (np. telefon, prąd), których termin płatności przypada na sierpień, to VAT z takich faktur rozliczamy dopiero w deklaracji za sierpień, generowanej w serwisie.

Każdą tego typu fakturę musimy dodać do ewidencji zakupów VAT. W tym celu klikamy zakładkę "Ewidencje", następnie "Ewidencja zakupów VAT" i przycisk "Dodaj pozycję ewidencji".

Wprowadzamy dane z faktury, podając jako datę wystawienia pierwszy dzień miesiąca bieżącego.

8. Składki do ZUS

Bardzo ważną kwestią przy prowadzeniu działalności gospodarczej są składki na ubezpieczenie społeczne, które każdy przedsiębiorca musi opłacać do 10 i/lub 15 dnia danego miesiąca, za miesiąc poprzedni.

Dla przykładu, jeżeli regulujemy zobowiązania wobec ZUS terminowo, to składki za marzec są zaliczane w koszty w kwietniu (w miesiącu, w którym nastąpił przelew). W związku z tym, gdy generujemy deklarację ZUS DRA za marzec, to serwis automatycznie generuje także przelewy do ZUS , których wysokość odpowiada wartościom z deklaracji ZUS DRA (na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy/FGŚP). W pierwszym miesiącu księgowania w serwisie nie mamy przelewów do ZUS wygenerowanych automatycznie, ponieważ poprzednia deklaracja ZUS DRA powstała poza serwisem. Aby zaksięgować składki należy w zakładce "Przelewy" skorzystać z funkcji "dodaj przelew do ZUS" i wygenerować przelew na każdą z opłaconych w danym miesiącu składek w kwoce wpłaconej do ZUS. Składki wykazane w "przelewach do ZUS" będą zaksięgowane zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym.

UWAGA!! Data opłacenia przelewu musi być zgodna z miesiącem, za który generowana jest pierwsza w serwisie ifirma.wp.pl deklaracja PIT-5.

Składki od wynagrodzeń pracowników

Jeżeli firma w miesiącu poprzedzającym pierwszy miesiąc księgowania w serwisie zatrudniała pracowników, a składki ZUS od wynagrodzeń pracowników nie zostały zaksięgowane w miesiącu poprzednim, wówczas należy informację o opłaconych składkach wprowadzić do serwisu też przez dodanie kolejnych przelewów, tym razem zatytułowanych "Ubezpieczenie społeczne pracowników" i "Fundusz Pracy pracowników". Należy starannie wypełnić pola dotyczące okresu, za który była płacona składka, a w polu "Kwota przelewu" podać kwoty wpłacone z odpowiedniego tytułu do ZUS.W przypadku pracowników nie dodaje się przelewu na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ kwota tej składki jest w całości ujęta w kwocie brutto wynagrodzenia.

9. Deklaracje za poprzedni miesiąc

W przypadku gdy pierwszy miesiąc korzystania z serwisu ifirma.wp.pl nie jest jednocześnie pierwszym miesiącem działalności naszej firmy, konieczne jest wprowadzenie do serwisu informacji o zobowiązaniach podatkowych w podatku dochodowym liczonym od początku roku, oraz o ewentualnych przeniesieniach z poprzedniej deklaracji VAT-7.

Przy generowaniu pierwszej w ifirma.wp.pl deklaracji PIT-5 serwis zapyta o sumę składek ZUS i zaliczek podatkowych z poprzedniego okresu rozliczeniowego.

Po uzupełnieniu formularza system wyliczy zaliczkę podatkowa na dany miesiąc (kwartał) z uwzględnieniem poprzednich rozliczeń.

Przy generowaniu deklaracji VAT-7 (VAT-7K), pada pytanie o ewentualną nadwyżkę w podatku naliczonym wykazaną na poprzedniej deklaracji. Nadwyżka będzie brana pod uwagę przy wyliczaniu bieżącego zobowiązania podatkowego.

10. Uzupełnienie danych pracowników

Jeżeli prowadzona przez nas firma zatrudnia pracowników, to powinniśmy wprowadzić ich do serwisu ifirma.wp.pl i uzupełnić potrzebne dane dotyczące wynagrodzeń z poprzednich miesięcy roku podatkowego.

Dodawanie pracownika odbywa się poprzez zakładkę "pracownicy", gdzie klikamy przycisk "dodaj pracownika". Pojawia się formularz, w którym należy podać jego dane osobowe, dane adresowe, następnie nazwę banku, w którym ma konto i numer tego konta.

Ostatnią części formularza należy wypełnić tylko w przypadku, gdy pracownik, w danym roku podatkowym, otrzymał w naszej firmie wypłatę wynagrodzenia w miesiącach poprzedzających pierwszy miesiąc księgowania w serwisie. Podane informacje zostaną wykorzystane w deklaracji PIT-11.

Uzupełniamy najpierw pola dotyczące sumy umów o pracę w poprzednich miesiącach roku, kiedy zatrudnialiśmy danego pracownika. Następnie wypełniamy pola z sumami poprzednich umów o dzieło lub umów zlecenie pracownika, którego zatrudnialiśmy w poprzednich miesiącach bieżącego roku. Na koniec podajemy sumę wszystkich składek ZUS, które zapłaciliśmy za danego pracownika w poprzednich miesiącach tego roku, przed rozpoczęciem pracy z serwisem ifirma.wp.pl.

Dane należy pobrać z deklaracji ZUS RCA pracownika i jest to suma składek wykazanych na deklaracjach ZUS RCA za okres od stycznia do miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc księgowania w serwisie:

- Składki na ubezpieczenie emerytalne - suma wartości z pól 07 w części IIIB

- Składki na ubezpieczenie rentowe - suma wartości z pól 08 w części IIIB

- Składki na ubezpieczenie chorobowe - suma wartości z pól 09 w części IIIB

- Składki na ubezpieczenie zdrowotne - suma wartości z pól 10 w części IIIB x 7,75% : 9%